Fra første test til fuld udrulning
Stammershalle Badehotel implementerede Penpally for at strømline gæstekommunikation og reducere tiden brugt på emails og webforespørgsler. De startede med Email‑assistenten for at validere effekten, og efter stærke resultater er chatbotten nu på vej på websitet.
Teamet uploadede dokumenter, website‑indhold, interne vidensbaser og politikker for at sikre, at AI'en svarer korrekt og on‑brand. Det giver en solid base, så Penpally kan levere svar af høj kvalitet med respekt for husregler og tone of voice.
Friktionsfri integration
En vigtig årsag til den lette udrulning er, at Penpally passer direkte ind i de eksisterende værktøjer og rutiner. Email‑assistenten arbejder i de normale indbakke‑flows og via webformularer, så medarbejdere ikke skal lære et nyt ticketsystem eller skifte vindue. Når en gæsteemail eller formular ankommer, foreslår Penpally et svar i hotellets stemme og politikker, som kan godkendes eller tilrettes på sekunder. Alt forbliver synligt de samme steder som i dag.
Tilgangen minimerer forandringsledelse. Reception og reservation fortsætter som de plejer — bare hurtigere. Godkendelser, overdragelser og afsendelse bliver i de eksisterende processer, mens Penpally klarer læsning, forståelse og formulering. Resultatet er markant mindre manuelt arbejde uden ekstra driftsomkostning.
“Med Penpally sparer vi adskillige timer hver måned på emails. Jeg er så glad for, at hver time mine receptionister sparer på at skrive emails - kan de i stedet bruge på at tale med, hygge om og levere nærvær til gæsterne.”
Onboarding på én dag
Det tog kun en enkelt dag at komme i gang. Penpally blev forbundet til email‑flows, indlæste indholdet og foreslog svar, som medarbejdere kunne godkende med et klik. Allerede samme dag så teamet, hvor meget gentagelsesarbejde der kunne automatiseres uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Læring der akkumulerer over tid
Hotellet værdsætter især Læring. Når medarbejdere godkender eller justerer forslag, opfanger Penpally signalerne og forbedrer fremtidige svar — inklusive foretrukne formuleringer, sæsonpolitikker, værelses‑detaljer og mersalgs‑guides. Når menuer, pakker eller politikker ændres, tilføjes materialet blot til videnskilderne, og Penpally tilpasser sig.
Forbedringerne sker med stærke værn. Systemet respekterer kilder og grænser, og leverer sikre, forankrede svar — teamet bevarer kontrollen, mens behovet for gentaget tastearbejde falder. Over tid bliver svar mere ensartede, nye medarbejdere onboardes hurtigere, og gæster får oftere komplette svar i første besked.
Resultater
- Timer sparet hver måned på email og webforespørgsler
- Friktionsfri adoption — arbejde i de eksisterende værktøjer og processer
- Svar der afspejler politikker, tone og brandretningslinjer
- Læring der forbedrer kvaliteten via daglige godkendelser og rettelser
- Klar vej fra Email‑assistent til website‑chatbot med delt viden
